書信格式

信函和傳真的格式

收到一封信，收信人首先注意到的是信的格式。美觀整潔的書信格式會給收

信人留下深刻的印象。

標準的商業書信由以下三個部分組成：

·信頭

·信文

·信尾

信 頭

在信和傳真中，信頭所占頁面一般不超過三分之一。

發信人地址

一般來說，商業書信的首頁都使用印有公司抬頭的信箋，抬頭上標明公司名稱、地址、電話和傳真號碼。傳真也一樣，信箋上印有抬頭，并采用固定的信頭格式。

傳真發信人的地址位于傳真紙頁首固定的信頭格式內。

發信日期

日期的書寫有以下兩種模式：“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”

[月-日-年]

日期不能縮寫，序數詞不能使用縮寫形式，月份也不能縮寫。

收信人地址

收信人地址包括收信的全名和職銜，以及公司的全稱和地址。禮貌性的稱呼要使用得當。

傳真中收信人地址一般打在信頭格式相應的空格內。

指定收信人姓名

在商業書信和傳真中，指定收信人姓名這一欄現已不常用。收信人地址的首行已經寫明收信人姓名，因而不一定需要專門指定收信人姓名這一欄。

如果要使用指定收信人姓名這一欄，就要從頁面左邊空白處寫起，在收信人地址下面空兩行。

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