編者按：存憑、留史、資政、育人是檔案存在的價值與意義，而檔案就像一部歷史教科書，他的儲存是無窮的，無論文字產生之前的結繩記事、刻契記事、圖畫記事、還是有了文字之后記載的甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、絹帛檔案、紙質檔案、新型載體檔案等，展現的無不是歷史的輝煌與文明的記憶。尤其是中國這樣的文明古國里，無論是被魯迅稱之為“史家之絕唱，無韻之離騷”的《史記》，還是一部規模空前的編年體通史巨著《資治通鑒》，都因檔案的有聲有形才支撐起了巨著的肉身與血脈———輝煌與不朽的背后是檔案默默的奉獻。

值此2015年“國際檔案日”來臨之際，開此專版來幫助廣大師生和校友了解檔案，熟悉檔案，走進檔案，合理利用檔案。

以探索的精神做好檔案數字化工作

數字檔案館是大數據時代檔案館的發展方向，是對傳統檔案館的升級，是"第二代"或"升級版"的檔案館。檔案工作是否現代化，其顯著標志就是看是否建成數字檔案館。因此，自2011年建館以來，檔案館緊緊圍繞學校發展需要和師生校友的利用需求，順應時代發展需要，將數字檔案館建設作為我校檔案工作實現自動化、網絡化、數字化的一項迫切任務和重要內容。

適合的檔案管理系統是基礎

經過多方面的調研以及兄弟院校的經驗，我們購買了南大之星檔案管理系統和發布系統，建立了檔案回溯目錄數據庫，將新產生檔案全部將數據錄入系統再移交。到目前為止，已經建立文件級目錄6萬多條，館藏歷屆畢業生照片近2000張已全部數字化。圖書館建立的碩博士論文全文數據庫包含了從2003年以來的碩博士畢業生論文，本科生優秀畢業生論文全文數據庫包含了2005年以來的優秀畢業生論文，這兩個數據庫共收錄8000多篇論文，為了避免重復建設，檔案館直接利用這兩個數據庫；構建了檔案館門戶網站，實現了檔案數據與門戶網站的無縫連接，同時加大了檔案執法管理的宣傳力度。

合理的數字化目標是前提

檔案館的存量檔案共有6萬多卷，要一次性全部完成數字化是不現實的，因此根據經費、人員、場地等的實際情況，采取分期、分批的方式，一年做一部分，逐年完成以最終建成數字檔案館。

分期分批的基本原則就是按照檔案的調檔率進行劃分，利用率最高和調檔最難的檔案先做，因此2014年第一批數字化的是教學類的學生成績、新生錄取名冊、研究生學籍檔案、設備檔案。一共完成了2007-2013年的學生成績、1992-2013年的新生錄取名冊、2010-2013年的研究生學籍檔案、2013年的設備檔案約16萬頁的數字化。

另外，每類檔案的檢索要求不一樣，數字化的最終結果要求也有所不同。學生（不含成教和研究生、博士）成績要求是直接掃描成PDF，每個學生的基本信息與其成績一一對應，在學生成績數字化的同時也建成了畢業生基本信息數據庫；研究生學籍材料則根據調檔需求，將每個研究生的學籍表、成績單、畢業論文評閱書和授位決議掃描合并成一個文件，掛接到對應的研究生的基本信息記錄上；新生錄取名冊由于要查找到每個同學，就要求數字化后能直接按人名進行檢索，因此要求將掃描的文件做成雙層PDF，并對人名字段進行人工精確校對，確保人名錄入無誤，以供直接搜索，同時將所有學生名字按原件頁建立人名索引（存在word文件中），以供檢索；每年的設備檔案需要查找的量大，而且經常要反復使用，因此在檔案整理的同時實行該類檔案的全面數字化，并利用軟件直接做成雙層PDF以供檢索。

流暢的數字化流程是條件

檔案數字化是一個浩大的系統工程，前期的規劃對后期的施工有非常重要的影響，一個良好的數字化流程可以大大加快數字化進度。在數字化前期，檔案館派出3名工作人員到已經做過數字化的兄弟院校進行經驗交流，淘取他們的寶貴經驗，尤其注意吸取他們的教訓，楊長避短，規劃一個高效的數字化流程。

最初，是檔案館工作人員將2012年和2013年學生成績自行數字化，熟悉了整個數字化流程，并在此過程中發現存在的問題，找到相應的解決辦法，從掃描儀到掃描軟件，再到OCR識別軟件、批量更名軟件以及與目錄數據的大批量掛接等，待這些問題一一解決之后，整個數字化流程也就流暢了。

事后的施工結果證明，流程的合理規劃確實讓數字化效率獲得了極大的提高。

充足的經費是保障

檔案館熟練掌握各種自動化技術的人才缺乏，人力也不足，自動化工作無法靠館內人員獨立完成，因而最經濟最快速的辦法就是實行勞務外包，借檔案數字化公司的技術和人力來加快數字化的進程，所以有充足的經費是建設數字檔案館的有力保障。

嚴格的質量管控是關鍵

在館內自行數字化的過程中，發現問題及時調整解決，同時為外包的質量監管做準備。數字化外包后，檔案館由專人對外包公司的數字化進行全程管控。首先是實行嚴格的檔案進出庫制度，實行出庫登記，入庫審核簽收，建立完整的檔案出入庫備案制度，以保證檔案完整歸庫；其次是與外包公司建立定期聯系機制，定時查看數字化的進程，解決他們遇到的問題并答疑；另外，不定期進行質量抽查，查看數字化的效果，并與預期目標進行比對，發現問題及時要求公司進行整改。在數字化工作完成后，集中對整個工作成果進行較大比例的質量抽查，并在后期的使用過程中逐漸總結，吸取教訓，避免以后出現相同的問題。

另外，新產生的檔案要求盡可能一并提交電子版，實現紙質檔案與電子檔案同步歸檔。繼續教育學院2012年的網教9028人畢業，他們的學籍卡與成績單就實現了同步歸檔。這樣使得檢索很方便，以前很頭痛的由于學生基本信息不夠全面而難以查找的問題得到極大改善。

完善的信息安全制度是根本

信息安全是檔案數字化后面臨的最基本問題，涉及到以下幾方面：

一是檔案泄露：涉密檔案和涉及隱私的檔案都不適合公開，一旦數字化后就有被泄露的危險。因此我館黨群、行政人事的檔案全部不予公開（包括目錄），學生檔案則只有目錄，不公開全文。

二是硬件安全：檔案數字化需要大容量存貯設備，一旦設備崩潰，所有的數字化內容就會丟失，因此，除了磁盤陣列上存貯全文數據外，還將數據刻錄在檔案級光盤上異質保存，以起到數據備份的作用。

做好檔案數字化工作，是建立數字檔案館的關鍵，這是一個長期的過程，需要大量的經費投入來擴大數字化的范圍并維護已有的成果，要有整體規劃，要循序漸進，直到做完存量檔案的數字化為止。

檔案捐贈倡議書

全校師生員工、廣大校友以及家屬們：

四川農業大學歷經百年滄桑，遷址雅安辦學也已近60年。在漫長的辦學歲月中，形成了大量寶貴的紙質檔案和實物檔案，但由于多種原因，檔案沒有歸齊。隨著時間的推移，那些早期好不容易留存的檔案正在逐漸消逝。各位老師們、同學們、校友們及相應的家屬們，如果你或你的長輩們留存有與四川農業大學相關的有保存價值、憑證價值或查考價值的檔案時，我們迫切期望你們能把這些檔案捐贈給檔案館，我們將根據檔案管理辦法進行妥善保管，你們也可以隨時來查閱使用已捐贈的檔案。因此特發出此捐贈倡議，急切盼望大家能積極響應。

捐贈事宜如下：

一、捐贈范圍

（一）實物檔案

1.學校各個時期使用過的校牌、校區規劃圖、模型、校訓等；

2.學校各個時期使用過的校徽、徽標、工作證、學生證、借書證、上機卡、畢（結）業證書、學位證書、內部票券（飯菜票、開水票等）等；

3.學校早期職工報到證、教案手稿等，購買或制作的教具、儀器設備、工具、模型等；

4.歷任校領導的印章；

5.省部級以上的科技進步獎、技術發明獎、專利證書、新品種審定證書等；省部級以上的勞動模范、三八紅旗手、全國優秀教師等各類榮譽證書。

6.學校歷史上形成的其他有助于了解學校歷史和有收藏價值的物品。

（二）聲像檔案

1.畢業紀念冊、1982屆以前的往屆畢業生合影照片以及1982屆以后的部分合影照片 (1982屆以后畢業生合影照片多數已歸檔，有部分未歸齊)；

2.反映學校不同時期風貌的老照片（或底片）、匾額、碑石（文）拓片以及帶有老校名印記的物品等；

（三）名人檔案

1.人員范圍：曾在學校工作學習過的中共省委委員以上人員、社會團體和民主黨派省級以上主要負責人、擔任過副省級以上職務者、省級人大和政協常委、國家級人大和政協委員；學校歷任校領導（含正副書記、正副校長）、兩院院士、長江學者、國務院特殊津貼獲得者、省級及以上學術帶頭人、教授、教學名師。

2.材料內容：履歷表、自傳、傳記、筆記、回憶錄等；文章、報告、演講稿、工作日記等；論文、譯文、專著、譯著、教材、研究成果、書畫作品等；學歷證書、任命書、聘書、榮譽證書、獎狀、獎章、獎牌及有代表意義的照片、光盤、錄像帶等；紀念性、回憶性文章，研究、介紹材料，唁函、悼詞等。

二、捐贈方式

1.捐贈。對愿意將自己收藏的學校校史資料、實物捐贈者，將頒發捐贈證書以作永志。

2.代管、復制。對特別珍貴的資料、實物，本人有保存意愿的，學校可代為保管，或由檔案館在進行數字化加工后將原件安全返還本人。

三、捐贈相關事宜

1.捐贈者在學校檔案館辦理交接手續。交接清單一式兩份，一份由送交單位和個人保存，另一份由檔案館保存，對個人贈送的珍貴檔案，檔案館將發給紀念證書。

2.有代表性的實物檔案將進行數字化后以圖片形式放在網絡上共享，并標明捐贈者。

3.檔案館對捐贈的檔案，將進行分類、整理、編號，并妥善保管。有關物品可視需要及時向全校提供使用。

老師們，同學們，校友們，家屬們，推動校園文化建設需要檔案工作的積極融入，因此我們要重視學校歷史，去粗存精，鑒往知來，要激活校史，讓沉寂的檔案文獻發揮作用，要傳播校史，讓文明源遠流長，你們的捐贈是充實館藏的一股重要力量，讓我們都行動起來！

四川農業大學檔案館

2015年6月

我眼中的檔案

◎岳小亞 陳仁剛

人的一生活的不管是驚天動地，還是平平淡淡，亦或是碌碌無為，若是沒有一個介質去連接，那么人生終究也是白紙一張。因此，想要讓自己的人生經歷得以保留，那就需要有一個東西去承接它，那就是--檔案。

檔案是一張弓，用信息這支利箭，穿越了時空無垠的距離。

追憶中華上下五千年歷史，我們之所以過了幾千年都還能了解到古代的生活訊息，歷代王朝的興盛衰落，這都與歷代史官的記載密切相關。而歷代史官所記載的東西，在我們現代人叫--檔案。檔案穿越了無垠的距離，承載了時空的記憶，傳遞了歷史的訊息。

檔案是一座橋，歲月的年輪，在橋面上布滿了印記。

回首人的一生，我們之所以能在垂暮之年還能回憶往昔：在某年某月某日自己榮登了某某職位，在某個階段自己又做了什么等等，這都離不開自己的簡歷。而在我看來簡歷也是--檔案。檔案接受了回憶種種，歲月的年輪，人生的腳步，都愿意在橋面上停留。

檔案是一葉舟，滿載著歷史的光榮、前人的訊息。

思考人的過去，我們之所以能了解歷史的光榮、前人的訊息還是離不開--檔案。然而檔案的制作不僅需要有信息材料，更需要一個收藏檔案的地方，這樣才能使我們了解過去。這個地方就是--檔案館。有了它我們才能駕駛著滿載著歷史光榮、前人訊息的舟揚帆遠航。

因此，在我看來：

檔案是文明的使者，是盜火的普羅米修斯，把昨天、今天的菁華送給明天。

有了檔案，人們不再為迷失了的記憶哭泣。

沒了檔案，悲慘的過去將無法被烙印。

有了檔案，那寶貴的經驗往往再創奇跡。

沒了檔案，人類進步的足跡就無法被銘記。

是什么，來得悄無聲息，走得不留痕跡，卻是歷史長河中不可缺失的一筆？

是什么，走時留下痕跡，來得悄無聲息，卻帶來人一生的傳奇？是什么，輕輕地來了，又悄

悄地走了，在垂暮的時刻留下珍貴的記憶？

是什么，悄悄地走了，又輕輕地來了，為探尋謎底的人兒留下寶貴的足跡。

是檔案！

學校的各類檔案存哪里?

學校產生的各類檔案種類繁多，存放地多樣，他們都有哪些種類？存放在哪里？下面就帶你逐個走一遍：

一、文書檔案

文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價值的文件轉化而成，文件是法定機關、團體、企業事業單位和個人在各種活動中，為互相聯系和處理事務等實際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。

上級來文和校發各類文件、學校的會議記錄和紀要存放在檔案館，院級發文由各學院、處、室自行留存。

二、教學檔案

教學檔案是指在學校的教學活動中形成的與教學有關的各類文字材料，包括學生的學籍、教改課題、教學成果、專業與課程建設、教務活動檔案、學生獎懲、畢業生工作、教材和課表等方面的檔案材料。其中對個人來說，最為重要的是學籍檔案。學籍檔案記載了學生在學習期間的一系列的成績、家庭狀況、在校表現等情況，可以說是學生的另外一張更加詳細的身份證，不論是榮耀還是污點，都清清楚楚的記載在檔案上，所以人才交流機構對其也是嚴格把關。進入社會后學籍檔案直接轉化成人事檔案。

三個校區的教學檔案存在校本部檔案館（裝入個人檔案的除外）。

注：檔案館所存學籍檔案并不是個人檔案中學籍檔案的簡單備份，而是為了系統全面地保存學校的教學活動情況。學生畢業后回校能夠調取的在校時學籍檔案根據學生層次分為三種情況：1 本科生：主要有高考錄取名冊、學生成績單、畢業生的畢業證和學位證詳細信息、在校時的獎懲情況；2 研究生和博士：錄取名冊、研究生登記表、學生成績單、學位申請表、畢業生登記表、論文評閱書、答辯委員會決議、中期考核表、學位論文等；3 成教生：主要有學籍卡、成績單、畢業證書號、錄取名單等。

三、科研項目檔案

科研檔案是科研活動的真實歷史記錄，是科研管理的重要組成部分。

2002年以前的科研檔案存在檔案館，2002年以后的暫時存在科技處。

四、設備檔案

設備檔案是指在設備采購和管理的全過程中形成，并經整理應歸檔保存的圖紙、圖表、文字說明、計算資料、照片、錄像、錄音帶等文件與資料。

2013年以前的設備檔案存國資基建處，2013（含2013年）以后的設備檔案存校本部檔案館。

五、財會檔案

財會檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業資料，是記錄和反映企事業單位經濟業務發生情況的重要史料和證據。

財會檔案分校區進行保管，雅安校本部和都江堰校區由財務處（部）保管兩年再移交到該校區檔案館（分館），成都校區的保存在校區財務部。

六、基建檔案

基建檔案是基本建設工作的原始記錄，對學校建設和發展具有重要的憑證作用和查考價值。

目前全校基建檔案分校區保存，雅安校本部保存在檔案館，都江堰校區保存在檔案分館，成都校區保存在成都校區建設指揮部。

七、學生檔案

學生檔案是指高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。

學生檔案分為本、專科生檔案和研究生檔案（含博士生）。本、專科生高中階段的檔案保存于學生處招生就業辦公室（校本部）、校區學工部（成都校區和都江堰校區），大學階段的檔案存放在所屬學院檔案管理辦公室；研究生檔案存放在研究生院。

八、人事檔案

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。

校本部和成都校區的教職工人事檔案存放在人事處，離職教職工和已故教職工的檔案存放在檔案館，都江堰校區的人事檔案存放在該校區檔案分館。

九、組織關系材料

組織關系材料主要是個人加入中國共產黨的過程材料，主要是批準入黨的文件和名單。

組織材料存于各學院黨委和學校組織部。

十、戶口遷移記錄

中國戶口登記制度實行在常住地登記戶口的原則，公民常住地發生變化以后，應將戶口遷移到現住地，即進行戶口遷移。我國戶口遷移政策內容十分廣泛，涵蓋了干部、職工及其家屬、學生、軍人及其家屬等各類群體。

戶口遷移記錄存放在新生入學時所屬校區的保衛處（部）。

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