海南醫學院綜合檔案室的工作人員在整理檔案資料

依照新發布的《高等學校檔案管理辦法》，建校歷史在50年以上、全日制在校生規模在1萬人以上、已集中保管的檔案資料在3萬卷以上的高校應設立檔案館，海南省17所高校，卻僅有1所高校建成檔案館。

隨著檔案服務功能的開發，高校檔案在不同領域發揮出越來越重要的作用。然而，海南省17所高校，卻僅有1所高校建成檔案館。

教育部和國家檔案館近日發布《高等學校檔案管理辦法》，指出高校檔案機構應當為社會利用檔案創造便利條件。用于個人或者商業目的的，可按照有關規定合理收取費用。該辦法由教育部和國家檔案館聯合制訂，自2008年9月1日起施行。

辦法規定，高校檔案指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。建校歷史在50年以上、全日制在校生規模在1萬人以上、已集中保管的檔案資料在3萬卷以上的高校應設檔案館。未設立的高校應設立綜合檔案室。有條件的高校檔案機構，可以申請創設愛國主義教育基地。

辦法指出，高校檔案機構應當按照國家有關規定公布檔案。涉及國家秘密的、涉及專利或者技術秘密的、涉及個人隱私的以及檔案形成單位規定限制利用的不對外公布。社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，高校檔案機構應當無償和優先提供。高校檔案用于公益目的的，不得收取費用。

辦法規定，高校檔案機構，對保管期限已滿的檔案，經有關部門鑒定并登記造冊報校長批準后予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。如果玩忽職守，造成高校檔案損壞、丟失或擅自銷毀檔案，擅自出賣或贈送、交換檔案，高校要對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分，構成犯罪的，要由司法機關依法追究刑事責任。

鮮為人知：

從檔案袋里查出一批假學生

在眾多高校中，檔案室往往隱藏在最不引人注目的角落，檔案室里發生的故事，一向鮮為人知。

海南大學檔案館于2008年4月建成，是海南省僅有的一所高校檔案館。其負責人說，其實，高校檔案的利用率很高，不時有外單位來高校查詢畢業生的學歷真偽，也有單位通過查檔案尋求法律依據。高校檔案館里存有很多極有價值的學術資料和科技論文，在企業家眼中，這些都是寶貝。過去，檔案管理以保管為主，隨著時代發展，檔案價值和功能得到充分開發，越來越多的科研成果被“請”出檔案柜，服務于社會。作為當地的文化、科技中心，高校所擁有的很多歷史資料是獨一無二的，比如，與海南大學合并之前的華南熱帶農業大學曾在國內高校獨樹一幟，周恩來、朱德、葉劍英、鄧小平、董必武等老一代革命家都前往視察，并留有大批珍貴資料及圖片。對于整個海南來說，這些都是無可替代的。

“高校檔案利用率越來越高，每年有三四百人次來查檔案。”海南醫學院綜合檔案室主任黃東霞說，有不少大學畢業生不小心遺失畢業證或派遣證，會直接導致找不到工作或落不了戶口，回校查找檔案才能解燃眉之急。還有一些畢業生在出國前回校查找在校期間的學習檔案，作為出國求職的依據。

也有相關職能部門，造訪醫學院檔案室是為驗證行醫者的真實身份。近年來，海南醫學院綜合檔案室在配合省衛生廳、各地衛生局核對行醫人員身份、打擊非法行醫方面做出了很大貢獻。2004年，海口市衛生局幾位工作人員來到海南醫學院查檔案，他們在處理一起醫療事故過程中，遇到幾位可疑醫生，均自稱是海南醫學院畢業生。在看過海南醫學院錄取新生花名冊和學生畢業分配名冊后，他們露出了微笑，這些證據可幫了他們的大忙。不久后，海口市衛生局向海南醫學院綜合檔案室致來感謝信，稱查獲4人假冒海南醫學院的畢業生，他們騙取的《醫師資格證》和《醫療機構執業許可證》已予以收回和吊銷。

據了解，現在雖然可以通過高等教育學歷查詢認證系統查詢求職者學歷證書的真偽，但目前只有2001年以后畢業的畢業生信息上網。對此前的畢業生，還無法查詢大學生畢業信息，而檔案就能幫上大忙。如前不久，廣東省教育廳發函至海南醫學院綜合檔案室，查詢某人1985年入學-1990年畢業的檔案，目的是核實其畢業證的真假。經查檔案，真偽立辨。

存在問題：

17所高校只有一所建檔案館

查弄虛作假，從檔案袋里找證據;挖科技成果，從檔案袋里找靈感。根據教育部和國家檔案館近日聯合發布《高等學校檔案管理辦法》，建校歷史在50年以上、全日制在校生規模在1萬人以上、已集中保管的檔案資料在3萬卷(長度300延長米)以上的高校應設立檔案館。但目前海南省有17所高校，只有海南大學建有檔案館。符合建設檔案館條件的高校還有好幾所，但目前只擁有綜合檔案室。

記者從省檔案館和省教育廳了解到，海南省現有17所高校，有11所是新辦高校，或由原來中等專科學校升級為高等專科學校。去年，省檔案館進行檢查，發現了不少問題。高校檔案管理利用率高，管理人員卻極度缺乏，特別是有的新辦高校、民辦高校等，檔案管理人員只有一人，身兼多職，而且不熟悉檔案管理辦法，不懂把檔案分類、集中管理，對于這些高校來說，設立場館、增加人手很迫切。

“高校檔案的管理急需規范化。”作為海南省檔案學會副理事長，黃東霞說，高校檔案可分為教學、科研、基建、外事、出版、財會、聲像等十大類，必須集中統一管理。

省教育廳高教處相關工作人員說，最近打算依照國家要求，結合海南省實際情況，就貫徹《高等學校檔案管理辦法》進行商討。要求高校將檔案工作納入學校整體發展規劃，使檔案信息化建設與學校其他工作同步發展;落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費等。

收費有據：

高校檔案可用于商業目的

根據《高等學校檔案管理辦法》，高校檔案機構應當為社會利用檔案創造便利條件，用于公益目的的，不得收取費用;用于個人或者商業目的的，可以按照有關規定合理收取費用。

高校檔案管理人員普遍認為，這一規定給高校檔案管理帶來福音。海南大學檔案館負責人說，適當收取服務費，有利于檔案更好地服務于社會，對保護檔案也能起到積極作用。

據了解，個人或者單位代表查檔案時，要帶身份證或單位介紹信等證明材料。利用者查閱檔案資料后，可根據需要，選取原件某些部分摘抄或復印。

小貼士

丟畢業證可查檔案開證明

近年來有不少“馬大哈”讀者咨詢，在“游走江湖”時丟了大學畢業證，在求職時遇到大麻煩。針對這種情況，高校檔案管理人員提醒說，可先通過媒體掛失，再帶身份證到畢業學校的檔案館或綜合檔案室查找學籍資料，檔案管理人員可幫忙查找相關年度的錄取新生花名冊和學生畢業分配名冊、畢業證簽領冊，當事人持復印材料交付省教育廳，由省教育廳出具畢業證明即可。

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