一、初審工作的要求及方法
（一）建立“畢業申請資料袋”
初審單位必須為每個畢業資格初審合格的考生建立一個“畢業申請資料袋”。其中有：①考生簽字確認的《貴州省高等教育自學考試畢業資格初審表》（以下簡稱《初審表》）的存根聯（須粘貼考生的身份證復印件、兩張同底兩寸藍底照片）；②本科段的考生需有專科畢業證認證手續，詳細操作方法見4；③考生姓名變更者，需有戶籍管理部門出具的貼有照片的有效證明。
1、初審單位工作人員錄入申請辦理畢業的考生信息（姓名、準考證號等）后，在“貴州省高等教育自學考試考籍管理平臺”系統中查詢確認，用A4紙打印《初審表》讓考生核對并簽字認可。各初審單位務必提醒考生認真核對《初審表》，確保《初審表》中的信息準確無誤。凡因考生個人原因導致畢業證信息有誤的，須按辦理畢業證手續下次重新辦理。
《初審表》的考生聯交由考生本人妥善保管，作為領取畢業證書的依據，存根聯裝入考生的“畢業申請資料袋”，以便核對考生信息。
在畢業資格初審中一定要正確選定考生的專業和申報地區，考生基本情況表的各欄目要填寫完整、準確。
各初審單位務必確保《初審表》中信息的準確性，以保證畢業證信息的準確無誤。
2、《初審表》上的姓名、性別要與身份證上的信息一致。姓名如有變更的，要附上公安部門的相關證明。無證明的，一律視為不合格，此次不予辦理畢業手續。
3、各初審單位工作人員將考生的身份證、專科畢業證原件及復印件對照審核（確認后在復印件上簽署“與原件相符”的意見并署名、蓋公章，下同），審核合格后將復印件材料裝入考生的“畢業申請資料袋”。
4、本科段考生的專科畢業證書審核方法：
⑴各類專科畢業證書審核須以在“中國高等教育學生信息網（http://www.chsi.com.cn）”或“高等教育自學考試信息網（http://www.STE.net.cn）”上下載打印的“全國高等教育學歷證書網上查詢報告”為依據，并將專科畢業證書原件及復印件一起提供給初審單位進行審核，經審核確認后將專科畢業證書復印件與“查詢報告”于5月30日或11月30日前造冊上報省招生考試中心自考處。
⑵專科畢業證書如在上述網站無法查詢的，由各初審單位在“貴州省高等教育自學考試考籍管理平臺”下的“畢業管理”欄目中的“畢業證查詢”進行查詢確認后，錄入考生的準考證號進行專科畢業證關聯即可。
⑶以上兩種途徑都查不到的高校畢業生，須上交專科畢業證書原件及復印件給初審單位；自學考試畢業生只需將專科畢業證書復印件上交給初審單位。各初審單位將這些材料于每年的5月30日或11月30日前造冊上報省招生考試中心自考處。
（二）檔案合并
若考生有多個準考證號時，需在每年的5月或11月到各地考辦（直屬考點）填寫《貴州省高等教育自學考試檔案合并申請表》），由各單位對考生的身份證、準考證、課程合格證進行審驗，確認后為考生進行合并。
（三）對錯錄或漏錄的考生檔案的處理方法
各初審單位在初審時，對持有課程合格證，但考生電子檔案中無相關課程的考生，初審單位須提供試卷或課程合格證原件及成績冊復印件，并從“貴州省高等教育自學考試考籍管理平臺”（http://222.85.176.130:8000）上下載“漏錄成績導入模板”，按模板要求將考生的相關信息[姓名、新、舊準考證號（無舊準考證號則新準考證號填寫兩遍）、課程名稱、成績等]錄入，文件命名為“XX地區（考點）漏錄成績情況。XLS”，集中審核時對此文件進行逐一審核、確認后導入系統。
若有個別考生無任何電子檔案（即輸入姓名或準考證號都查詢不到考生的信息），各初審單位必須提供該考生的紙介質檔案（即各科合格試卷）及課程合格證原件，各科成績的錄入方式同上。集中審核時對此文件進行試卷與錄入成績對照審核、確認后導入系統。
（四）初審方法
1、帳號與密碼管理：各初審單位必須指定一位在編正式職工負責初審工作，并將其單位、姓名、手機號于每年的5月30日前或11月30日前上報省招生考試中心。
2、具體初審方法詳見“貴州省高等教育自學考試考籍管理平臺”中的幫助文檔。
二、畢業資格初審工作中有關事項說明
（一）少數考生保存了部分考籍檔案、免考證明、論文、實踐環節考核成績等材料的處理方法
請各初審單位將這部分考生的相關材料收取后，于每年的5月30日前或11月30日前造冊及資料一并上報省招生考試中心自考處。
（二）各種表格的生成、打印方法
《初審表》和《貴州省高等教育自學考試畢業生名冊》必須是將必要內容錄入完整后，系統自動生成并打印的，否則無效。
（三）身份證號碼的填寫方法
1、居民身份證：采用舊版身份證（15位數字）或新版身份證（18位數字）均可。
2、軍人、武警人員證件：采用18位數字。
具體采集方法格式：軍人證件號碼中數字代碼+出生年月日+補足代碼
其中：軍人證件號碼中甲、乙、A、B等非數字代碼省略，只取數字代碼，具體又分：
①數字代碼位數少于6位的，填寫時在代碼后加“0”，使之達到6位數字。
②數字代碼位數超過6位的，只填寫前6位數字。
出生年月日：采用“年（yyyy）——月（mm）——日（dd）”形式。
補足代碼：可根據需要，補充數字“0”。最終以補齊18位數字為準。
例：某軍人出生日期為1978年8月23日，證件號為：午17963.
填寫成18位數字為：179630197808230000.
三、上報材料的格式
1、實踐環節考核、論文成績的電子文檔格式：
無舊準考證號則新準考證號填寫兩遍，課程名稱下填寫實踐環節或論文，成績要填寫分數，合格日期填寫2009-6-1.
2、免考材料的電子文檔格式：
貴州省高等教育自學考試課程免考登記表
地區（直屬考點）申報時間： 年 月
四、安全保密
為保證各初審單位系統帳號及密碼的安全性，各初審單位如發現帳號泄漏，應及時向省招生考試中心自考處報告并申請更換。
來源：貴州省招生考試中心
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